시말서 쓰는요령 쓰는법 알려드림

시말서 쓰는요령 쓰는법 알려드림

시말서(始末書)는 업무 등에 있어 과실이나 규정 위반을 범한 사람이, 사실 관계를 분명히 하고 사죄하여 같은 잘못이 재발되지 않게 하겠다는 내용을 적은 문서이다. 경위서(經緯書)라고도 합니다.

 

흔히 업무상 과실 등으로 회사에 손해를 입히거나 규정을 어긴 행위를 ‘시말서 감’이라고들 합니다. 시말서는 써야 하는 근로자나 지시하는 상사 모두 여간 곤혹스러운 게 아닙니다. 대체로 징계로 받아들이기 때문입니다. 때론 시말서 제출 여부를 두고 회사와 근로자 간에 신경전이 벌어지는 이유입니다.
 
회사의 취업규칙에 어떻게 규정되어 있느냐에 따라 차이는 있지만 엄밀히 말하면 시말서는 징계의 범주에 포함되지 않습니다. 그래서 시말서 제출로 마무리되고, 그냥 넘어가면 여간 다행이 아닙니다. 하지만 이를 근거로 다른 징계가 내려질 수 있습니다. 그러니 ‘시말서 감’이 생기면 고민될 수밖에 없습니다.
 
회사의 시말서 제출 명령은 업무지시에 해당합니다. 따라서 제출을 거부하면 그 자체가 징계 사유입니다. 시말서를 안 내다 더 큰 화를 부를 수 있다는 얘기입니다.
 
그렇다고 시말서 미제출을 이유로 해고와 같은 과도한 중징계는 허용되지 않는다고 합니다. 징계 정당성이 인정되더라도 징계양정이 지나치게 과하면 부당한 징계가 됩니다. 물론 시말서가 누적되면 징계의 강도는 높아질 수 있습니다. 해고의 정당성이 인정되는 지경까지 이를 수 있습니다.

 

시말서 작성에도 요령이 필요합니다. 무조건 잘못했다는 식으로 썼다가는 나중에 화를 부를 수 있습니다.  
 
본인이 잘못한 게 아닌 내용을 쓰면 안 됩니다. 깊이 반성한다는 취지로 작은 과실을 큰일인 양 포장하는 경우도 있는데, 이 또한 금물입니다. 잘못한 사안의 이상도 이하도 적으면 곤란한 일을 겪을 수 있어서입니다.
 
시말서는 말 그대로 업무의 시작과 끝의 과정을 적는 것입니다. 그래서 일본식인 ‘시말서’ 대신 ‘경위서’로 표현을 바꿔야 한다는 주장이 많습니다. 업무 과정의 과실을 인정하고, 재발을 방지하는 차원이란 뜻에서입니다. 따라서 누구라도 할 수 있고, 일어날 수 있는 일이라고 생각되면 업무 프로세서의 문제점을 지적하고 개선점을 담는 게 좋습니다. 외부 요인에서 비롯된 과실이라고 판단되면 그 요인을 적시하고, 제거하는 방법을 제안해도 됩니다.
 
가끔 상사가 시말서를 보고 “반성의 기미가 안 보인다”며 다시 쓰라고 반려하는 경우도 있다. 이런 요구는 거부해도 됩니다. 시말서는 반성문이 아닙니다.

 

 

시말서라는 용어는 한국어의 순화에 따라 경위서로 대체하여 사용하는 경우가 많으며, 특별히 정해진 양식이 있는 것은 아니므로, 발생한 사건의 내용과 반성, 사죄의 내용 등으로 구성하여 작성하면 됩니다.

 

시말서 본래의 의미는 경위서와 유사하지만 경위서 보다는 중대한 과실을 범했거나 정당한 이유가 부족한 경우에 작성되고 있다. 사건의 내용을 분명하게 알 수 있도록 발생경위와 내용, 원인, 결과 핵심사항으로 구성하고 사죄와 반성의 내용 및 재발방지에 관한 내용을 작성하면 효과적인 구성이 될 수 있습니다.

 

시말서는 사건의 보고를 받는 사람에게 그 내용을 신속하게 정확히 보고해야 합니다. 즉, 보고의 대상은 정보가치(의사결정에 차이를 가져올 수 있는 능력)가 있는 내용이어야 하며, 의사결정을 오도하지 않도록 정확하고 완전하게 작성하여 적시성 있게 보고해야 합니다.